Découverte du rôle d’un assistant de gestion et de transaction

Les missions essentielles de l’assistant de gestion et de transaction

Au cœur de l’immobilier et de la gestion d’entreprise, l’assistant de gestion et de transaction tient le rôle de chef d’orchestre des processus administratifs. Entre la préparation des dossiers, le suivi des opérations et la coordination des acteurs, chaque journée réserve son lot de défis. Dans une petite PME ou chez un grand réseau comme Fiducial ou SVP, cette fonction se décline en tâches variées, toutes indispensables.

• Collecte et vérification des pièces administratives pour un dossier de vente ou de location.
• Saisie et suivi des facturations, règlements et relances.
• Organisation des visites et assistance aux agents immobiliers.
• Veille réglementaire sur les normes en vigueur (loi ALUR, décrets locatifs, etc.).
• Support aux relations clients et aux prestataires (agences, notaires).

Par exemple, dans une agence gérée par le département de gestion locative, l’assistant de gestion et de transaction centralise les échanges entre propriétaires et locataires. Il rédige les comptes rendus de rendez-vous, suit le planning des états des lieux et veille à la bonne application des clauses du bail.

Lorsque Marie, 32 ans, a reçu son premier contrat de location à traiter, elle a ressenti la responsabilité du rôle : entre la relance d’une quittance destinée à un locataire étudiant et l’envoi d’un échéancier à un propriétaire absent, chaque mail comptait. Sans un outil fiable, le suivi se transforme vite en casse-tête.

Dans un autre service, l’assistant peut se spécialiser dans la gestion immobilière, en lien étroit avec les copropriétés. Là, il prend part à l’élaboration des budgets prévisionnels et à la rédaction des convocations d’assemblée générale. Parfois, un simple oubli de document peut faire basculer une assemblée dans l’incertitude.

Pour les transactions pures — vente ou acquisition — l’assistant prépare les compromis, vérifie l’exactitude des diagnostics techniques et veille au bon suivi des conditions suspensives (obtention de prêt bancaire, DPE, etc.). Un tableau de bord rigoureux s’impose.

Grâce à des parcours comme celui proposé par l’assistant copropriété, on apprend à naviguer entre les plans de financement, les appels de fonds et la gestion des sinistres. À chaque étape, c’est un véritable jeu de construction relationnelle et administrative.

Insight : Sans clarté dans les missions, un dossier peut vite déraper ; la précision et la méthode sont la colonne vertébrale de la fonction.

Compétences et outils indispensables

Pour tenir tête aux volumes de documents et aux délais serrés, l’assistant de gestion s’appuie sur un savoir-faire mêlant rigueur, sens du contact et maîtrise de logiciels spécialisés. Le duo Sage et Cegid reste un incontournable, tandis que des plateformes comme Comptalia offrent des modules de formation en ligne pour compléter ses connaissances.

• Maîtrise des logiciels comptables (Sage, Cegid, Codial).
• Connaissance des outils de transaction (CRM immobilier, plateformes de mise en ligne).
• Capacité à élaborer des tableaux de bord Excel et des reporting.
• Aisance rédactionnelle pour courriers, contrats et comptes rendus.
• Sens de l’organisation et gestion des priorités.

Dans certaines agences, un outil en mode SaaS impose une prise en main rapide : c’est le cas chez Bureau Vallée ou Fiducial, où l’assistant bascule d’un dossier de copropriété à un projet de rénovation sans perdre le fil. Les stagiaires de Sup de Vente ou du SVP découvrent en formation l’importance d’un codage clair et uniforme pour éviter toute confusion entre les familles de charges.

Au-delà de la partie technique, l’intelligence relationnelle s’avère primordiale. Les appels successifs avec un artisan pour caler une intervention, la négociation des devis avec un fournisseur ou la relance courtoise d’un client nécessitent tact et empathie. Des compétences parfois plus délicates à acquérir que la saisie comptable.

Enfin, l’assistant se positionne comme le référent interne sur des volets spécifiques : facturation locative, gestion des sinistres ou encore suivi des budgets travaux. Pour chacun, il construit un guide de bonnes pratiques, partagé ensuite avec l’équipe.

Insight : La maîtrise des logiciels assure la rapidité, mais c’est l’adaptabilité relationnelle qui fait la différence entre un dossier correct et un dossier irréprochable.

Un jour dans la vie d’un assistant de gestion et de transaction

7h45. Un café à la main, Lucas consulte ses alertes mail : un avenant de bail à signer, une relance impayé, une demande de devis pour des travaux de toiture. Il commence par ouvrir son CRM et son tableur de suivi.

• Briefing rapide avec l’agent immobilier pour définir les priorités.
• Saisie des factures fournisseurs et rapprochement bancaire.
• Préparation d’une présentation pour la réunion mensuelle.
• Relance des dossiers en attente chez le notaire.
• Clôture de la journée par l’envoi d’un résumé d’activité.

Chaque opération se nourrit d’anecdotes. À 10h, Lucas reçoit un appel désespéré de Sophie, propriétaire d’un bien ancien. Les diagnostics plomb tardent, et le locataire menace de quitter. Un simple coup de fil à l’Afpa pour organiser une session de formation aux gestes de sécurité peut débloquer la situation.

En début d’après-midi, c’est le moment de cliquer sur “valider l’inscription CPF” pour un collègue souhaitant appréhender le module “gestionnaire paie” via une formation certifiante. Vers 15h, Lucas échange avec le service RH de Randstad : un profil de gestionnaire administratif arrive en renfort. Il lui transmet la méthodologie maison et lui présente les outils (Comptalia, Sage).

Vers 17h30, il boucle un rapport d’activité pour une prochaine réunion de comité de pilotage. À la fin, il réserve une salle virtuelle pour sensibiliser ses collègues aux opportunités offertes par Adie pour les indépendants en difficulté de trésorerie.

Insight : Derrière chaque ligne comptable, une île de relations à piloter : réactivité et anticipation sont les clés d’une journée fluide.

Formations et dispositifs de financement pour devenir assistant

Chaque année, des dizaines de candidats franchissent le pas grâce à des dispositifs variés : CPF, CPF de transition professionnelle, PSE, FNE, PDV, POEC, POEI… Chez Nextformation, centre parisien présent depuis 2002, le taux de réussite de 92 % atteste de la qualité d’encadrement et du soutien personnalisé.

• CPF (Compte Personnel de Formation) pour une prise en charge partielle ou totale.
• POEI (Préparation Opérationnelle à l’Emploi Individuelle) via les OPCO.
• Transition Pro (ex-Fongecif) pour les reconversions longues.
• FNE-Formation et PSE pour les salariés en plan social.
• Dispositifs alternatifs (Adie pour microcrédit, Phoning par Randstad).

En 2025, l’ouverture d’un centre Nextformation à Lille élargit l’offre. Les candidats découvrent des parcours ciblés sur la gestion administrative, le droit immobilier, la comptabilité analytique et le pilotage de projets. L’intégration d’un module e-learning via Comptalia ou des exercices pratiques sur Sage et Cegid garantit une progression rapide.

Pour ceux qui souhaitent élargir leur périmètre, des formations complémentaires comme assistante sociale ou assistant médico-social peuvent être financées par Transitions Pro. Lorsqu’un stagiaire privilégie la dimension RH, le lien avec la page assistant ressources humaines s’impose pour préparer la VAE ou le titre professionnel.

Insight : Un parcours bien financé libère les esprits : choisir le bon dispositif, c’est déjà gagner en sérénité avant de démarrer la formation.

Perspectives d’évolution et réseaux professionnels

Les passerelles sont nombreuses pour un assistant de gestion et de transaction désireux d’évoluer : assistant manager, gestionnaire RH, cadre comptable ou technicien support. Chacun peut s’appuyer sur des expériences acquises en agence, cabinet ou service central.

• Évolution vers assistant manager dans une structure multi-sites.
• Spécialisation en ressources humaines (assistant RH).
• Transition vers la paie (rôle gestionnaire paie).
• Fonction support IT (technicien assistant info).
• Ouverture d’une activité indépendante, soutenue par Adie ou Randstad pour le recrutement freelance.

Les réseaux professionnels comme Afpa, les journées métiers de Bureau Vallée ou les forums organisés par Sup de Vente offrent l’occasion de rencontrer recrutements et retours d’expérience. Les adhérents à la fédération des Acteurs de la Compétence bénéficient d’ateliers de partage sur les bonnes pratiques du secteur.

Enfin, l’assistant peut envisager un diplôme RNCP de niveau supérieur, se tourner vers la VAE ou monter en compétences avec le rôle d’assistant de gestion d’entreprise pour piloter à la fois la comptabilité et la relation client.

Insight : La relation nouée dès les premiers dossiers peut devenir un tremplin : un réseau solide ouvre la voie à des fonctions stratégiques.

Quelles sont les principales missions d’un assistant de gestion et de transaction ?

Il orchestrice le suivi administratif et financier des dossiers immobiliers : saisie comptable, rédaction de contrats, suivi des paiements et coordination entre propriétaires, locataires et partenaires.

Quels logiciels l’assistant doit-il maîtriser ?

Les plus répandus sont Sage et Cegid pour la comptabilité, complétés par des CRM immobiliers et des outils de reporting Excel.

Comment financer une formation pour ce métier ?

Le CPF, la POEI, les aides de Transitions Pro et du FNE sont les dispositifs les plus utilisés, selon le statut et le projet du candidat.

Quelles évolutions de carrière sont possibles ?

Assistant manager, gestionnaire RH, technicien support ou responsable de la paie sont des pistes fréquentes, soutenues par la VAE et des certifications RNCP.